Det händer allt som oftast att ett projekt hamnar i svårigheter och det upptäcks för sent. Genom att agera proaktivt och genomföra en projektgransking kan man säkerställa att projektet är på spåret och undvika eventuella kommande problem. Inits projektgranskning kan användas för olika typer av IT-projekt som t ex systemutvecklings- och infrastruktursprojekt.
Det finns tydliga vinster med att granska projekt, inte bara i slutfasen utan också fortlöpande. Aktiviteten är ett stöd till projektledning/styrgrupp för att försäkra sig om att projektet går enligt plan och når utsatta mål i form av kostnad, kvalité och färdigtidpunkt.
Projektgranskning är proaktivt och görs för att identifiera risker samt ta fram en handlingsplan för att eliminera dem. Ju tidigare man upptäcker brister desto billigare är det att åtgärda dessa och det blir ett skydd mot obehagliga överraskningar. En modell för granskning kan återanvändas i alla projekt och kan anpassas till organisation.
Vid en projektgranskning tas tempen på både mjuka och hårda faktorer genom studier av projektdokumentation och intervjuer med beställare, styrgrupp, projektledare, deltagare och andra intressenter. Därefter presenteras en sammanfattning och ett tydligt förslag på åtgärder.Arbetsgång• Initialt möte där granskningsuppdraget specificeras• Granskning av skrivet material• Workshop• Intervjuer• Sammanställning• Framtagning av eventuell åtgärdsplan• Rapporterig – Återföring
Skriftlig rapportÖverlämning av skriftlig rapport, samanfattning, förslag till åtgärder och obesvationer. Granskningen ger svar på b la följande frågor• Levererar projektet enligt plan? • Fungerar projektets organisation?• Samspelet stygrupp och projektledare?• Finns planerad dokumentation?• Hur säkerställer man kvalitén?• Vilka är de kritiska framgångsfaktorerna?
Tidsåtgång och kostnadVanligtvis åtgår det cirka 3 veckor för att genomföra en projektgranskning, med ett effektivt arbete på cirka 60 timmar. Arbetet omfattar intervjuer och möten samt tid till eftertanke, vilket kräver några veckor.
